業務中の電話対応はオフィスワーカーなら避けては通れない業務。しかし、電話応対に対して苦手意識を持っている方も結構いるのではないでしょうか？
そこで今回は、電話応対の際に必要とされるビジネスマナーについてご紹介します！

電話応対で大切なビジネスマナー

電話対応は会社の印象を大きく左右します。状況に応じた適切な処理の仕方だけではなく、その際に必要とされるマナーも身に付けておく必要があります。ここでは明日からできる電話応対のマナーを紹介！

普段の声よりもワントーン上げる
電話の際には相手の顔が見えないので、相手は声の印象だけですべてを受け取ります。そのため、普段話す声のトーンよりもワントーン上げて話すことを意識しましょう。声のトーンを上げることによって、より聞き取りやすくなりますし、よい印象を持ってもらいやすくなります。
電話でお互いの顔が見えなくても笑顔で話すことで、声のトーンが上がりハキハキとした声となり、感情が伝わるような朗らかな声となるようです。

電話がなってから３コール以内にとる
電話がかかってきたら、3コール以内に電話をとることを意識しましょう。発信者はコール音が3回以上なると待たされていると感じると言われています。3コール以上待たせてしまった場合には、電話の冒頭で「大変お待たせいたしました」という言葉をつけ相手への配慮の気持ちを伝えましょう。

電話の冒頭で「もしもし」は言わない
通常の電話の場合、「もしもし」と言うことが多いですが、ビジネスシーンでは「もしもし」は失礼になります。そのため、電話の冒頭では「お電話ありがとうございます」「お世話になっております」などの言葉を使うようにしましょう。
冒頭の言葉は会社で決められている場合もありますので、会社でマニュアルが用意されている場合はしっかりチェックしておくとベスト。

適切な言葉づかいで対応する
適切な言葉づかいとは正しい敬語のことですが、一見正しいようで誤用しているケースが散見されます。例えば、「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか？」という文言で対応されている方もいますが、これは誤用になります。「頂戴」ではなく「伺ってよろしいでしょうか」または「お聞きしてよろしいでしょうか」としましょう。
また、社内の人物には敬語を使わないようにしましょう。

電話の切り方には気をつける
基本的には電話を切るのは「かけた側」です。もし、こちら側から切る際は電話を切ることを知らせるために「失礼いたします」などと一言添えてから切るようにしましょう。ここで気をつけたいのはガチャンと受話器を置いてしまわないことです。
できるだけ静かに切るために、まずはフックを手で押して電話を切り、その後受話器を置くようにします。電話の切り方ひとつで相手に与える印象が大きく変わってしまいますので、最後まで気を抜かず相手に好印象をあたえるような対応を心掛けましょう。

電話対応ビジネスマナーまとめ

電話応対に苦手意識を持つ方はかなり多くいますが、オフィスワークをしている限り電話応対を避けることはできません。慣れれば抵抗なくできるようになりますので、自分から積極的に電話をとることが大切です。
経験を重ねることで、緊張や失敗も必ず少なくなります。新入社員のうちは、社内での取り次ぎがほとんどですから、基本のパターンを覚えて、決して焦らず、丁寧な態度を心がけていきましょう!