日々のオフィスワークは、予期せぬタスクやメール、ミーティングによって予め決めていた時間で終了できないこともしばしば。
つい夜遅くまで残業してしまった・・・なんてことも多いのではないでしょうか。

そんな皆さんに不可欠なのが日々のタスクをまとめた【TODOリスト】。
【やることリスト】と呼ばれることも多く、実際に毎日作成して活用している方も多いかと思います。
しかし、ただやるべきことを書いただけのリストは業務が増えるだけであまり効果がないと言われています。
この記事では、オフィスワーカー向けのTODOリストの作り方の基本と、それを最大限に活用するためのコツを紹介します。

◎TODOリスト作成のメリットがすごい！
以下に、TODOリストの主なメリットをいくつか挙げてみましょう。

1.生産性の向上
リストでタスクを明確にすることで、無駄な時間を減らし一日の生産性を向上できると言われています。

2.ストレスの軽減
頭の中にあるタスクをリスト化することで、心理的な負担を減らすことができます。
タスクを視覚化すると、管理しやすくなりやるべきことに圧倒される感覚を軽減できる可能性があります。

3.記憶のサポート
TODOリストは、記憶を助けるツールとしても機能します。
また【書き出す】という行為は、忘れずに済むだけでなく計画的に物事を処理できるようになると考えられています。

4.達成感の獲得
タスクを完了し、リストから削除するたびに達成感を感じることができます。
この小さなことに感じる成功体験はモチベーションの継続につながり、次のタスクへの取り組みを促します。

5.柔軟性の確保
TODOリストは、予期せぬ変更にも柔軟に対応しやすいツール。
タスクの優先順位が変わった場合でも、リストを更新するだけで、状況に合わせた計画に変更しやすいです。

◎最強TODOリスト作成の重要ポイント
以下のステップを実践することであなたのTODOリストが、
単にタスクを管理するだけではなく、目標達成をサポートし、生産性を最大化する最強TODOリストへと早変わり！

1.すべてを書き出す
頭の中にあるすべてのタスクを書き出します。
この段階では、タスクの大小や緊急度を問わず、すべてをリストアップすることがポイントです。

2.緊急度と重要度で分類
タスクを「緊急かつ重要」「重要だが緊急ではない」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類。
どのタスクに優先的に取り組むべきかが明確になります。

3.実行可能なアクションに変換
各タスクをより具体的なアクションに分解します。
例えば、「明日のプロジェクト計画を立てる」というタスクは、
「プロジェクトのゴールを決める」「必要な人材をリストアップする」などのアクションに細分化できます。

4.タスクに優先順位をつける
2と3を行った後、各タスクに優先順位を設定します。番号でもアルファベットでもいいので
わかりやすく順位を振ります。

5.定期的にリストを見直す
TODOリストは動的なものであり、定期的な見直しと調整が必要です。
週に一度はリストを見直し、進捗をチェックし、必要に応じて順位を変更することも大事です。

6.タスクの完了を可視化
完了したタスクはわかりやすく派手にマークし、達成感を味わいましょう。
モチベーション維持にもつながる重要な役割のあるステップです。

7.ToDoリストの作成を日常に
TODOリストを作成し、更新することを日常の習慣にしましょう。
毎朝のルーティン、翌日の準備、どの時間帯でもOKなので日々の生活に組み込んでいくことが大切です。

効果的なTODOリストの作り方を学ぶことは、オフィスワーカーにとって時間管理と生産性向上のカギとなります。
タスク達成という毎日の小さな成功体験の積み重ねを習慣化し、スピード感のある目標達成を目指しましょう！