新着情報
総合プラントは【優良派遣事業者】として認定されました
私たち株式会社総合プラントは、厚生労働省委託事業である「優良派遣事業者認定制度」
において、審査認定機関による審査の結果、優良派遣事業者と認定されました。
今後も優良派遣事業者行動指針に沿った事業運営に取り組み、派遣社員および派遣先企業の
皆さまにより良いサービスを提供できるよう、事業の改善、サービス品質の向上に取り
組んでまいります。
引き続きのご愛顧をどうぞよろしくお願い申し上げます。
・認定番号 第2101006（01）号
・認定日 2021年9月30日
・認定期限 2024年9月30日
＜優良派遣事業者とは＞
法令を遵守しているだけでなく、派遣社員のキャリア形成支援やより良い労働環境の確保
派遣先でのトラブル予防など、派遣社員と派遣先の双方に安心できるサービスを提供できて
いるかどうかについて、一定の基準を満たしており優良との認定を受けた派遣事業者です。
好印象をあたえる身だしなみのビジネスマナーとは？
人間の印象は、最初に会ってすぐに決まってしまうと言われています。
仕事をする上で、相手に良い印象を抱いてもらうことはとても重要ですね。
第一印象がいい人と悪い人では、同じ行動をしても受け取られ方に差異があることが往々にあります。特に受付を担当する事務員はお客様や社外の人と1番最初に顔をあわせることが多いので、その会社の顔と言っても過言ではないほど重要な役割を担っています。
では、相手によい印象を抱いてもらうためにはどのようにしたらいいのでしょうか？
今回は、相手に好印象を持ってもらえる要素の中でも大切な「身だしなみ」についてご紹介していきます。
身だしなみが第一印象に与える影響とは？
第一印象では、相手がどのような性格の人なのか判断することは難しいですよね。
そのため、大半の場合は目から入ってくる情報で相手の印象が決まります。
どの位の時間で印象が決まってしまうのでしょうか？
実はたったの数秒と言われています。
身だしなみが整っていないと、どんなに丁寧な対応をしても、相手から悪い印象を抱かれてしまいます。
そして、その悪い印象を取り除くことは容易ではないでしょう。
ですから、いかに見た目が大事かわかりますね。
身だしなみのマナーは他のマナーと違い簡単に誰でもすぐに取り入れることが可能です。
思いあたる部分がありましたら、すぐ実行しま改善しましょう。
身だしなみのビジネスマナー
では、身だしなみを整える時にどのようなことをチェックしたらいいのでしょうか？
ビジネスマナーとして重要と言われているチェック項目についてご紹介していきます。
ぜひ出勤前やお客様と会う前には、確認するようにしましょう。
〇濃すぎないメイク
人と会った時に1番最初に目につくのは、「顔」です。
女性はメイクによって顔の印象が大きく異なります。
メイクはビジネスマナーの一つと言っても過言ではありませんね。
しかし、必要だからと言っても濃すぎるメイクはビジネスシーンにふさわしくありません。
清潔感が感じられる範囲でメイクをしましょう。
★印象upメイクのコツ
・アイカラーは肌なじみの良い色（ベージュ、ブラウンなど）
・リップカラーも同じくは肌なじみの良い色（サーモンピンク）
※グロスのみはカジュアルな印象になります
・一部パーツのみ目立たせない（目元ばっちり、口元重視などしない）
〇爪は綺麗に揃えて整える
ビジネスでは特に指先を見られるシーンが多々あります。
例えば、お茶だし・名刺交換・商品を渡す際などでどれも非常に重要な状況です。
そのため、爪はきちんと切りそろえて、整えておくことがビジネスマナーとして必須です。
ネイルをするという方も多いと思いますが、あまり爪を長くしておくと不潔に感じさせてしまうため、定期的に手入れをして短くしておきましょう。
また、ネイルをする場合は、派手すぎないヌーディーなカラーを選ぶことをおすすめします。
ネイルをしない方や男性は爪を切るだけではなく、やすりを使って形を整えたり磨いておくといいです。
爪がガサガサしている方は自然なつやを取り戻せる透明ネイルというものがありますのでチェックしてみるといいかもしれませんね。
〇髪はすっきり落ち着いたカラーで
髪は顔と違い360度から見られますので、特に気をつけて整髪しましょう。
印象の良いポイントはスッキリさせることのようです。
★スッキリした印象を与えるコツ
・前髪が目にかからないようにする
・おでこを出す
・耳を出す
・髪の毛が肩につきそうな場合は結ぶ
ヘアカラーについては明るすぎるとカジュアルすぎてビジネスシーンに合いませんので注意しましょう。
また、髪が傷んでしまうとツヤがなくまとまりにくくなるので、定期的にリンスやパックをしてメンテナンスをしましょう。
言うまでもなく寝ぐせは絶対になおしましょうね。
〇服の汚れやシミには気を付ける
仕事をする際に着る服は、会社に支給される制服のところもありますし、自分でオフィスカジュアルの服を準備しなければいけない場合もあるでしょう。
どちらの場合でも洋服の汚れやシミには注意が必要です。
また、服が派手だとビジネスシーンに合わないので、シンプルで清楚な服装を選ぶように心がけましょう。
ポイントは清潔感です。
色は黒・紺・グレー・ベージュ等の定番色が良いと言われています。
露出度も抑えておくことをおすすめします。
ストッキングは無地で基本的には肌色が良いでしょう。
また暑くてもストッキングはなるべく着用しましょう。
〇靴は落ち着いた色で歩きやすいものを選ぶ
仕事をしている中で、意外とよく見られているのが靴です。
「身だしなみは足元から」と言います。
靴の手入れが行き届いている人は、往々にして全体の身だしなみができているように思われます。
ですので、靴がビジネスシーンに合わないものだったり、汚れていたりすると悪印象を与えるだけではなく、信頼感が落ちてしまうかもしれません。
汚れだけではなく、色や形にも気を配り誰が見ても違和感を与えないような靴にしましょう。
また、仕事の間ずっと履いておくものなので、足に合わない靴を選んでしまうと靴擦れを起こしてしまうこともあります。
自分の足に合っていて歩きやすいものを選択することをおすすめします。
〇派手なアクセサリーはNG
派手なものは避け、上品で目立たないものにします。
時計も高価過ぎるものや、一目見てブランド品と分かるものは、ビジネスシーンでは避けるのが無難です。
また、イヤリングなど耳につけるアクセサリーには注意が必要です。
受話器にピアスやイヤリングが当たり、雑音が伝わり相手が不快に思うことがありますので気をつけましょう。
〇香水の使用は慎重に
ビジネスシーンで香水を使うことは賛否両論がありますので使う場合は注意が必要です。
例えば「強い香りは避ける」「食事の機会がある場合は控えるなど、TPOをわきまえる」「職場の同僚に迷惑になっていないか確認する」などです。
目立たず、さりげなく、それでいてきちんと目的を果たして役に立っている、そんな配慮が感じられる使い方ができるようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？色々と説明をしましたがとにかく大切なことは「清潔感」です。
「おしゃれは自分のため、身だしなみは相手のため」
ちょっと意識をすることで、相手に見える印象はぐんと変わります。
身だしなみを整えることはビジネスマナーの１つですし、業務をスムーズに行うためにも大切なことです。
出勤前には準備万端になるよう日頃から適切なメンテナンスを心掛けていきましょう。
お役立ち情報⇒第一印象を良くしてオフィスワークへの第一歩を踏み出そう
仕事中に眠気が…事務職の大敵である眠気を覚ますコツ
オフィスワーク中に眠気に襲われてしまったというご経験はありませんか？
仕事中に眠気を我慢しながら仕事をしていると、業務の効率も落ちてしまいますし、ケアレスミスにつながってしまうこともありますよね。
そこで今回は、仕事中に手軽にできる眠気覚ましの方法についてご紹介していきます。
仕事中に眠気に襲われる原因
まずは、仕事中に眠くなる原因について見ていきましょう。
睡眠不足
当然ですが、睡眠不足は眠気を誘発します。
また、睡眠の質が悪ければいくら寝ても疲れがとれず日中に眠くなってしまいます。
眠る時間だけではなく、質を高める必要があります。
糖分をとりすぎている
昼食後に眠くなってしまうとう方は多いのではないでしょうか？
原因は、昼食で糖質を摂取しすぎていることが考えられます。
食後に血糖値が上がると、それを正常に戻そうとインスリンを出し血糖値を下げます。
たくさん血糖値が上がれば、その分たくさん血糖値が下がってしまうのです。
人は低血糖になると「眠気」や「倦怠感」を感じてしまうので、それが原因で食後に眠くなってしまうようです。
室内の二酸化炭素量が増えている
オフィスに人がたくさんいると、室内に二酸化炭素が充満します。
アメリカの研究によると、二酸化炭素濃度が高くなると眠気が誘発されることが判明したようです。
事務所は通常の部屋の2～3倍の二酸化炭素濃度になるらしく、仕事中は眠くなりやすい環境に置かれているんですね。
仕事中におすすめの眠気覚ましの方法
良い睡眠をとる
良い睡眠とは、質の高い睡眠を適切な時間だけとるということです。
ここで適切な時間とは？という疑問がわきます。
一般的には約7時間が良いと言われていますが、人によってはもっと長かったり、短かったりします。
睡眠は時間だけではなく、その質も重要になりますのでグッスリ眠るための対策も大切です。
★睡眠の質を高めるコツ
・生活リズムを整える
・適度な運動
・自分に合った寝具
・入浴はぬるめのお湯で
・寝る3時間前から食事をとらない
昼食の炭水化物を減らす
昼食をたくさん食べすぎてしまうと、午後から眠くなってしまうことがあります。
その対策として糖質制限が効果的です。
糖質と聞くと「甘いもの」と思ってしまいがちですが、炭水化物には糖質が多く含まれています。
お昼休み後にどうしても眠くなるという方は、お米・パン・麺などの炭水化物の摂取量をセーブしてみましょう。
定期的に換気をする
締め切った部屋で仕事をしていると、どんどん二酸化炭素濃度が高くなってしまい眠気を誘発します。
そのため、定期的に窓を開けて換気をすることをおすすめします。
新しい空気を取り入れることによって、室内の二酸化炭素濃度を下げられますし、リフレッシュ効果もあります。
深呼吸をする
脳に酸素が足りていないと、眠くなくてもあくびが出てしまいます。
仕事に集中していると、気づかないうちに呼吸が浅くなってしまい、脳に酸素が足りない状態になってしまうことがあるそうです。
そのため、しっかりと深呼吸をして酸素を脳に運び眠気を覚ましましょう。
姿勢を正す
事務職はデスクワークが多いので、気づくと姿勢が崩れてしまいがちです。
姿勢が悪くなると呼吸が浅くなってしまうので、体全体に酸素が行き渡らずに眠気に襲われてしまいます。
時々、姿勢を正すよう心掛けてみましょう。
体を動かす
デスクワークをしていると、体を動かす機会が少ないので、酸素が体中に行き渡りづらくなります。
そのため、眠気を感じた時にはストレッチをしたり少し歩いたりしてみるといいでしょう。
体全体に酸素を供給することで眠気が解消されます。
なかなか動きづらいという場合には、手をグーパーする動きを繰り返してみるだけでも効果がありますので、試してみてください。
カフェイン入りの飲み物を飲む
カフェインには、眠気を覚ます効果があります。
コーヒーや緑茶にはカフェインが多く含まれているので、どうしても眠気がとれないという時には飲んでみるのも一つの手です。
ただ、カフェインは過剰摂取すると依存症になってしまいますので、取りすぎには注意しましょう。
また、夕方や夜間帯にカフェインを摂取してしまうと睡眠の質が落ちてしまうことがあります。
カフェインに敏感に反応してしまう方は摂取する時間に気をつけてください。
呼吸を止める
呼吸をしないと言ってもほんの数秒間です。
無理はしないでくださいね！
まずは息を止めて、その後は大きく息を吸ってください。
少し酸素が足りなくなってきた状態で、たくさんの酸素を脳に送り込むと脳が活性化され眠気が緩和されます。
脳が「寝ている場合じゃない、酸素を取り込まなければ」となるために睡魔が和らぐという現象のようです。
簡単にできるのでオススメです。
冷たい水やお茶を飲む
常温ではなく冷えたモノを飲むのがポイントです。
冷たい飲み物が腸を刺激し、それが信号として脳に届き脳を活性化させます。
逆にぬるい飲み物はリラックス効果があるため眠気が強くなることがありますのでご注意ください。
また冷たいモノを顔や首にあてるのも神経を刺激し目覚ましに効果的です。
仮眠をとる
仮眠をとることが可能ならばですが、実はこれが一番効果的かもしれません。
ポイントは短く（10分ぐらい）とることです。
15分以上眠ってしまうと眠りが深くなり、目覚めが悪くなってしまうのでお気を付けください。
そうなるとかえって頭がさえなくなってしまいます。
ただ仕事中に仮眠をとるのは難しいと思いますので、先手を打ってお昼休みに仮眠をとるのも一つの技ですね。
〇まとめ
いかがでしたか？
デスクワークをしていると眠くなってしまうという声をよく聞きます。
しかし、暇だから眠くなるのではなく、オフィスワークだからこそ眠くなってしまう原因が色々とあるのですね。
上記で紹介した眠気覚ましのコツはだれでもすぐできるものです。
もし、眠気に襲われたらぜひ試してみてください。
お役立ち情報⇒「疲れた、ねむたい、集中できない」そんな時は昼寝で解決
お役立ち情報⇒眠りで大切なのは量より「質」！グッスリ眠る秘訣
オフィスでも注意が必要！会社の中でやるべき夏バテ対策
近年、これまでとは比べ物にならないほど夏の猛暑日が多くなっています。
そのことによって心配されているのが「夏バテ」です。
外にいる時しか熱中症にはならないと感じている人もいると思いますが、実は夏バテは室内でもよく起こるんです。
そのため、室内で働く時間の長い事務職の方でも注意が必要です。
そこで今回は、オフィスでもやるべき夏バテ対策についてご紹介していきます。
夏バテになると起こる症状
夏バテになると、どのような症状が出るのでしょうか？
毎年このような症状が起こる方は特に注意しておきましょう。
◎疲れやすい
夏バテになると、疲労感を普段以上に感じるようになります。
体が重いと感じたり、だるさを感じるということも多くあるようです。
◎食欲がなくなる
夏バテの症状としてよく挙げられるのが、食欲の低下です。
普段よりも食欲がなくなり、あまり食べ物が食べられないと感じることがあれば、夏バテを疑った方がよいでしょう。
◎気力がなくなる
夏バテになると、何に対しても無気力に感じることが多くなります。
そのため、普段よりもやる気が出なかったり、集中力が低下してしまうこともあるようです。
仕事で単純なミスが継続する場合には、夏バテの可能性もあります。
オフィスでできる夏バテ対策
ではここからは、オフィスでもできる夏バテ対策についてご紹介していきます。
仕事中に夏バテになってしまうこともありますので、充分に注意しておきましょう。
◎体をこまめにクールダウンさせる
休憩時間に洗顔をするとさっぱりしいい気分転換になります。
また小型扇風機をデスクに取り付けたり、冷感グッズを活用されてもいいですね。
例えば、ひんやりした座面シートは、熱を持ちやすい大きな筋肉である大腿部を冷やすのでとても効果的です。
ただ、あまり体を冷やしすぎると逆に体調を崩してしまいますので気をつけてください。
◎冷房で部屋を冷やしすぎない
猛暑の日に出勤してきた場合、かなり暑さを感じているので涼しい部屋の方がよいと感じる人が多いのでしょう。
そうなると部屋の温度を大幅に下げるてしまいがちです。
しかし、あまりにも部屋を冷やしすぎてしまうと、室内と室外の温度差がかなり大きくなってしまうので、体が体温をうまく調整できなくなってしまいます。
体への負荷を減らすためには冷房の温度は28度前後に設定しておくことをおすすめします。
もし、暑く感じて集中力がかけてしまうようなら扇風機をうまく利用するといいでしょう。
その場合は直接風が体に当たらないようにすることがポイントです。
◎水分や塩分を補給するようにする
オフィスにいて仕事をしていると、水分を補給することを忘れているという方も多くいます。
しかし、涼しいオフィスにいて汗をかいていなくても、脱水症状になってしまうこともあります。
そのため、オフィスにいる時でも水分や塩分をこまめに補給して脱水症状にならないように注意しておきましょう。
一般的には1日1.5～2リットルの水分摂取が必要ですので、こまめな水分補給を心掛けましょう。
◎冷たい飲み物は飲みすぎない
暑い時に冷たい飲み物を欲する方は多いでしょう。
しかし、あまり冷たい飲み物をがぶ飲みしてしまうと、胃腸に負担をかけてしまい消化が遅くなってしまいます。
そのため、夏でも飲み物は常温のものを選ぶようにしましょう。
◎寒すぎる場合の冷え対策
外回りの営業にあわせてエアコンの温度設定がされていると事務員にとっては寒すぎるケースがあります。
そういった場合は冷え対策が必要です。
例えば、カーディガンやストール、ひざ掛け、ネックウォーマーは簡単に使えるのでオススメです。
これらはすぐに取り出せるようにカバンなどに入れていつも持ち歩くと良いでしょう。
腹巻きや貼るタイプのカイロなどもおすすめです。
また、できるだけ温かい飲み物を用意しましょう。
自宅で用意して保温性のあるマグなどに入れておけば、オフィスでも温かいまま飲むことができます。
夏バテを防ぐ時に普段からできること
夏バテは普段から気を付けておくことが必要となります。
そのため、オフィス以外のところでも夏バテ対策を行うようにしておきましょう。
◎自宅での冷房の温度に気を付ける
室温を気にしなければいけないのは、オフィスだけではありません。
自宅で過ごす時間が長いという方も多いと思いますので、帰宅した後も冷房で冷やしすぎないように注意する必要があります。
あまりにも室内と室外の温度差が広がってしまうと、体調を崩しやすくなってしまう可能性がありますので注意しておきましょう。
◎睡眠時間を確保する
睡眠時間を削ってしまうと、日中の活動の中で疲れやすくなってしまいます。
そのため、その日の疲れはその日にとっておくことを意識し、普段よりもしっかりと睡眠時間を確保しておくことをおすすめします。
普段から健康管理を行っておくことによって、夏バテ対策になります。
◎3食しっかりと食事をとる
夏になると、夏バテになっていなくても食欲がなくなってしまうという人もいるでしょう。
しかし、食事をしっかりと取らなければどんどん体力が衰えてしまいます。
そのため、しっかりと食事をとることを意識して生活することも大切です。
あまり食欲がない時にも、食べないという選択をとるのではなく、少しでも食べれるものを口にしておくといいでしょう。
◎飲酒量は控える
夏はたくさん楽しいイベントが開催されます。
そのため開放的な気分になる人も多いので、自然と飲酒量が増えてしまうでしょう。
しかし、飲酒量が多くなってしまうと、体に大きな負担がかかってしまい、体調を崩しやすい状態となってしまいます。
週に1、2日は飲酒しない“休肝日”を設ける、そして飲酒するときは「大豆」「緑黄色野菜」「ナッツ類」などアルコール分解に良いとされる食材を同時に食べて体力の低下を食い止めましょう。
◎適度に運動して汗をかく
汗をかくという行為は、体温調節するために重要な行為です。
その上、運動をすることによって血流もよくなりますし、体にとっていいことは多くあります。
しかし、普段オフィスで仕事をしていると、なかなか運動をする機会も減ってしまっている方も多いでしょう。
運動をしようとすると、億劫に感じてなかなか継続できない可能性もありますので、日常の中でエレベーターではなく階段を使ったり、出勤や退勤の際に歩く距離を伸ばしてみるなど、少し工夫をして運動する機会を増やしておくことをおすすめします。
まとめ
いかがでしたか？
近年の夏は猛暑日が続くことも多いですし、気温も年々上昇しています。
そのため、室内外の温度差が大きくなり体に大きな負担がかかります。
夏バテしてしまうと、いつもと同じように仕事を進めることができなくなります。
今回紹介した対策だけでも十分に効果があるはずです。
しっかり対策をして暑い夏を乗り切りましょう。
電話対応で聞き取れない時の対処法や聞き取るコツとは？
会社で必須となることの多い電話応対ですが、受話器をとることに苦手意識を感じてしまうという方は多いのではないでしょうか？
顔が見えない状態で相手に失礼のないような対応をしなければいけないというのは、大きな負担ですよね。
そこで今回は、電話の聞き取りに苦手意識がある方がするべき対処法をご紹介していきます。
電話応対が苦手だと感じる理由
ではまず、どうして電話応対に対して苦手意識を感じる人が多いのでしょうか？
電話応対に対して苦手意識を感じる理由について見ていきましょう。
◎声だけで表情が見えない
電話応対の場合は顔が見えないので、声だけで相手の感情を察知することが必要となります。
そのため、通常のコミュニケーションに比べると情報量が少なく、自分で判断することが難しくなります。
電話応対が苦手だと感じている方の中には、以前に電話応対をしている時に相手に不快な思いをさせてしまったり、相手から高圧的な態度をとられてしまったという経験をお持ちの方が多いのではないでしょうか？
実際に相手がどのように思っているのかを察知することは難しいので、できれば電話をとりたくないと思う人もいると思います。
◎聞き取れないことが多い
電話応対の際には、電波の影響や相手の滑舌、声質によって言っていることがあまり聞き取れないということもあるでしょう。
そのような場合、何度も聞き返していると相手に対して失礼ですし、情報をきちんと把握できなければ次の対応を行えないのでまた電話をしなければいけなくなってしまいます。
ただ、電話で情報を聞き取るのは難しい場合が多くあります。
◎情報が正確でない場合がある
電話応対では、相手方が何か急ぎで使えたいことがある場合もあります。
そのような際にきちんと聞き取りができなければ、双方に迷惑をかけてしまうことでしょう。
ただ、電話では声だけで伝えられるので、聞き間違いや聞こえないこともあると思います。
その中でできるだけ正確に聞き取らないといけないので、苦手だと思う方もいるでしょう。
聞き取りのコツと聞き取れない時の対処法
電話応対では、自分がどのように伝えるのかも大事ですが、最も重要なのは相手の話を正確に、そして迅速に聞き取るということです。
もし、聞き取りが苦手な方でも、ほんの少しの工夫や対策でこの苦手意識を克服された方もいます。
それではここからはその対処法を見ていきましょう！
◎名前を聞き取ってから会話を進める
電話応対では、誰から電話がきたのかが最も重要です。
電話の冒頭で、かけてきた相手は会社名や名前を名乗ってくる場合が多いです。
その時に必ず相手の名前をメモするようにしておきましょう。
万が一相手の名前が聞き取れなかった場合には必ず冒頭で聞き返して、名前を聞いておくようにしましょう。
間違った名前で電話を進めてしまうと相手に嫌な思いをさせてしまうことがあります。
そのため、必ず相手の名前をしっかりと確認するようにしましょう。
また、相手の名前や会社名を正確に把握しておけば、後で確認の連絡が可能ですから、その後のやり取りも安心して進められますね。
ですのでこの点は必ず押さえておきましょう。
◎名前が分かりづらい時は漢字を聞く
どうしても名前が聞き取りづらい、どのような名前か分からないという時はあると思います。
そのような際には、相手の名前の漢字を聞くことをおすすめします。
正確に名前を聞くことは大切ですが、何度も間違った名前を繰り返してしまうと電話相手に不快な思いをさせてしまうことがあります。
そのため、「失礼ですが、お名前の漢字を教えていただけますでしょうか？」と尋ねて漢字を聞いていれば、その読み方が分からなかったとしてもどの相手から電話がきたのかを後で確認することができます。
珍しい名前の場合等には音が分からないことも多いので、この方法が有効です。
◎聞き取れない時はその旨をきちんと伝える
電話応対をしていて、相手の話していることが正確に聞き取れなかったということはあると思います。そのような場合には、今自分がどこを聞き取れていないのかをきちんと相手に伝える必要があります。例えば、会社名は聞き取れたけれども名前が分からない方は「恐れ入りますが、株式会社○○のどなた様でしょうか？」という風に尋ねれば、お名前を聞きつつ会社名を確認することもできます。
このような工夫を行うことが大切です。
◎聞き取れた情報を復唱する
相手の情報が聞き取れたけれども、本当にそのような名前があるかどうか分からない場合もあると思います。
しかし、実際には変わった名前もありますしあまり聞きなれないような会社名のところもあります。
そのため、自分が聞こえた名前をそのまま復唱して確認してみるようにしましょう。
間違っていれば相手が訂正してくれますし、実際には本当に変わっている名前だったということもあります。
必ず復唱して確認することが大切です。
◎受話器の音量は上げておく
会社で電話応対をする場合、相手の声が小さくて聞き取れなかったりお互いの事務所の雑音で声がかき消されてしまう場合もあります。
そのため、必ず受話器の音量はできるだけ上げておく方が聞き逃しを防ぐことができるでしょう。
◎聞き返す時は丁寧な言葉を使う
電話応対で聞こえない時に、思わず「え？」「はい？」などと使ってしまう方もいるでしょう。
しかし、そのような対応をしてしまうと、相手に不快な思いをさせてしまうことがあります。
そのため、必ず丁寧な言葉を使って相手に対して聞き返すことが大切です。
また、声が聞こえない時に「お声が遠いのですが」という言い方をする方もいると思います。
ただ、このような言い方をした場合、相手の声が小さいということを責めているようなニュアンスになってしまうので、避けておいた方がよいでしょう。
もし聞こえなくて聞き返せなかった場合には、「電波の調子が悪いようで」といった言葉を使って、相手のことを責めるような表現は避けるようにすることをおすすめします。
◎「もしもし」という言葉は避ける
電話応対をしている時に相手の声が聞こえない場合、「もしもし」と言ってしまいがちですが、この発言は失礼にあたります。
また、相手からの声が聞こえない状態になってしまっても、相手側にはこちらの声が聞こえているということもありますので、適当な対応をしたりこちらから勝手に切ってしまうような行為は避けましょう。
相手からすれば突然電話を切られてしまったように感じて、不愉快に感じる可能性も高いです。
そのような場合には、「申し訳ございませんが、電波の調子が悪いため一度お電話を切らせていただきます」と一言伝えて、電話を切るようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？
電話応対は声だけでさまざまなことを判断して臨機応変に対応しなければいけないので苦手意識を感じる人も多いと思います。
ただ、何度も経験をしていくうちに慣れてきますし、迅速に電話をとるようにするだけでも同僚や上司から好印象に思われますから積極的に電話対応をしておきたいですね。
電話の聞き取りに対して不安が強い方は上記の対処法を簡単にまとめて付箋やメモに書いて見えるとこに置いておくといいでしょう。