総合プラントより、ゴールデンウィーク休業のお知らせです。

平素は格別のお引き立てを賜り、ありがたく厚く御礼申し上げます。

弊社では、誠に勝手ながら下記の期間をゴールデンウィーク休業とさせていただきます。
皆様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。

業務中に電話対応をしたことがある方は多いですよね。特に事務職の方は電話応対が業務の一環となっていることが多いです。
しかし、電話応対に対して苦手意識を持っている方も結構いるのではないでしょうか？
そこで今回は、電話応対の際に必要とされるビジネスマナーについて復習していきましょう。

電話応対で大切なビジネスマナー

電話対応は会社の印象を大きく左右します。状況に応じた適切な処理の仕方だけではなく、その際に必要とされるマナーも身に付けておく必要があります。ここでは明日からできる電話応対のマナーを紹介します。

〇普段の声よりもワントーン上げる
電話の際には相手の顔が見えないので、相手は声の印象だけですべてを受け取ります。そのため、普段話す声のトーンよりもワントーン上げて話すことを意識しましょう。声のトーンを上げることによって、より聞き取りやすくなりますし、よい印象を持ってもらいやすくなります。
コツは「笑顔で話す」ことのようです。電話でお互いの顔が見えなくても笑顔で話すことで、声のトーンが上がりハキハキとした声となり、感情が伝わるような朗らかな声となるようですよ。

〇電話がなってから３コール以内にとる
電話がかかってきたら、3コール以内に電話をとることを意識しましょう。発信者はコール音が3回以上なると待たされていると感じるようです。3コール以上待たせてしまった場合には、電話の冒頭で「大変お待たせいたしました」という言葉をつけ相手への配慮の気持ちを伝えましょう。

〇電話の冒頭で「もしもし」は言わない
通常の電話の場合、「もしもし」と言うことが多いですが、ビジネスシーンでは「もしもし」は失礼になります。そのため、電話の冒頭では「お電話ありがとうございます」「お世話になっております」などの言葉を使うようにしましょう。
冒頭の言葉は会社で決められている場合もありますので、会社でマニュアルが用意されている場合はしっかりチェックしておきましょう。

〇適切な言葉づかいで対応する
適切な言葉づかいとは正しい敬語のことですが、一見正しいようで誤用しているケースが散見されます。例えば、「お名前を頂戴してもよろしいでしょうか？」という文言で対応されている方もいますが、これは誤用になります。「頂戴」ではなく「伺ってよろしいでしょうか」または「お聞きしてよろしいでしょうか」としましょう。
また、社内の人物には敬語を使わないようにしましょう。例えば、「○○課長はお休みをいただいております」という回答はNGです。とにかく丁寧な表現をすれば無礼にならないと思い込んで使う間違い表現の一つです。正しい伝え方は、「○○は休みを取っております」です。敬称をとり、シンプルにしましょう。

〇取り次ぐ時には保留にする
電話を社内の人間に取り次ぐ際には、必ず保留にすることがマナーです。近くにいるからそのままつないだり、受話器の送話口を手で押さえて取り次ぐ人もいますが、こちらの声が聞こえてしまうリスクがありますのでNGです。「少々お待ちください」と一言伝えてから保留を押しましょう。
そして、保留後の応対開始時には「お待たせしました」の一言を伝えましょう。また、保留時間は長くなってしまっても30秒までです。30秒以上かかる場合には、こちらから折り返しすることをお伝えしましょう。

〇無理に対応しない
電話の内容によっては、自分だけですぐに回答できないものもあるでしょう。よくわからないのに自分だけで対応し間違った回答をしてしまうと後々大変なことになることもあります。そのような時には、「その件に関しましては、一度社内で担当の者に確認させていただきますので、折り返しお電話を差し上げてもよろしいでしょうか？」と相手に確認をして電話を切り、回答を得てから折り返すようにしましょう。

〇内部情報を簡単に伝えない
電話をかけて来る人の中には、取引先だけではありません。中には、情報を収集しようと、知り合いを装ってかけてくるセールスもいます。「○○部長の携帯番号を知りたい」など聞かれた場合は、用件を聞き、必要であれば○○部長から電話を折り返すようにしましょう。また、不在内容の詳細なども伝える必要はありません。例えば「○○はトイレに行っております」「海外旅行中です」など具体的に言わないのがマナーとされていますので気をつけましょう。

〇電話の切り方には気をつける
基本的には電話を切るのは「かけた側」です。もし、こちら側から切る際は電話を切ることを知らせるために「失礼いたします」などと一言添えてから切るようにしましょう。ここで気をつけたいのはガチャンと受話器を置いてしまわないことです。
できるだけ静かに切るために、まずはフックを手で押して電話を切り、その後受話器を置くようにします。電話の切り方ひとつで相手に与える印象が大きく変わってしまいますので、最後まで気を抜かず相手に好印象をあたえるような対応を心掛けましょう。

電話対応ビジネスマナーまとめ

いかがでしたか？電話応対に苦手意識を持つ方はかなり多くいますが、事務職をしている限り電話応対を避けることはできません。慣れれば抵抗なくできるようになりますので、自分から積極的に電話をとってみましょう。
電話の応対は、社会人になりたての頃は誰でも緊張するものです。ただ、経験を重ねることで、緊張や失敗も必ず少なくなります。新入社員のうちは、社内での取り次ぎがほとんどですから、基本のパターンを覚えて、そのとおりに話せば大丈夫です。何度か電話をかけたり受けたりしているうちに、自然と適切な言葉が出てくるようになりますから、決して焦らず、丁寧な態度を心がけていきましょう

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昼寝の効果は絶大だと聞いたことはないでしょうか？
生産性が向上するとして、多くの企業で注目されているほどです。
昼寝（12時～15時の間）はパワーナップと言われ特に大きな効果があります。
今回は昼寝のメリットや効果的な昼寝のコツなどを説明します。

昼寝の効果は?

▼代表的なメリット効果は下記のように様々あります。
➀集中力向上
②ストレス軽減
③体力回復
④病気の予防
⑤記憶力向上

➀集中力向上
一旦脳を休ませ、リフレッシュすることで集中力を上げることができます。
特に昼食後は、食事のせいで血糖値が上昇して眠気を感じてしまいやすい時間帯です。
午後の仕事に本格的に取り掛かる前に昼寝を挟むことで、脳をリフレッシュさせ効率的に仕事を進められます。
近年では、小中高校でも10分～15分程度の昼寝を導入するところが出てきているようです。

②ストレス解消
脳をフル稼働させパンクしそうになると、健康を害するストレスホルモンが分泌されます。
そんな時には一旦、昼寝することで脳がクールダウンし、ストレスの蓄積を防ぎやすくなります。

③体力回復
脳だけではなく体も回復させる効果があると考えられています。
アメリカでの研究では「一時間半の昼寝は一晩の睡眠にも匹敵する」という結果もあるぐらい体力を回復させます。
当然ですが、体力を回復することで、仕事効率は上がりますし、記憶力も向上します。

④病気の予防
仕事中の昼寝は、現代人が抱える問題の一つである睡眠負債を解消する手段としても注目されています。
▼睡眠負債が引き起こす問題
・食欲増進（肥満になりやすい）
・免疫機能低下（風邪をひきやすい）
・うつ病の発症リスクの上昇
・心臓疾患やがんなどの重大な疾病の発症リスクの上昇
※寝だめをしても睡眠負債は解消されません。逆に体のリズムが崩れて睡眠不足になることもあります。

⑤記憶力向上
睡眠は脳内の情報を整理したり記憶を定着させたりもします。
したがって、記憶力を向上させるためにも睡眠を取ることは重要です。

昼寝はなぜ良い？

昼寝をすることで、脳にたまった情報などを処理することができます。
パソコンやスマホで、動きが重くなったブラウザのキャッシュをクリアすれば動作が軽くなるのと同じ原理ですね。
昼寝をすることで疲労をとり、本来の能力を発揮できるようになります。

昼寝をするときのポイント

➀寝すぎは逆効果
昼寝は寝すぎてしまうと逆にだるさを感じてしまいます。
睡眠には浅い眠りと深い眠りがあり、寝てから30分以上が経つと深い眠りに入ってしまいます。
この深い眠りの最中に起きると、スッキリ覚醒できなくて逆に倦怠感を感じてしまいます。
そのため、昼寝の長さは約20分にしましょう。寝すぎ防止のためアラームをかけることをおススメします。

②リラックスできる姿勢で寝る
人は横になった体勢で眠るもが一番リラックスできます。
机に伏して寝てしまうと呼吸がしにくいのでリラックスできずに睡眠の質が下がります。
とはいえ、横になるのは気が引ける、またそのようなスペースがないという場合もありますよね。
その場合はデスクにクッションを置くなどして、少しでもリラックスできるような対処をしましょう。

③環境づくり
うるさすぎず、静かすぎない環境がおすすめです。
また、なるべく明るくならないようにしましょう。
暗くすることが難しい場合、アイマスクを付けるのがおすすめです。

④昼寝は15時までに
昼寝は遅くとも15時までにしましょう。
15時以降に昼寝をすると、夜の寝付きが悪くなったり、睡眠の質が落ちてしまいます。
また、体のリズムも狂ってしまうなど様々な悪影響があります。

⑤昼寝をする前にカフェインを摂取する
昼寝前にカフェインを摂取しておくとスッキリと目覚めやすくなるようです。
カフェインによる覚醒効果は、カフェインの摂取から約20分後にでてきます。
起きる時間を計算してから、カフェイン入り飲料（コーヒー、お茶など）を飲みましょう。
ただし、カフェイン感受性が高い方は、飲んですぐ覚醒してしまいますのでお気を付けください。

まとめ
近年、たくさんの情報に囲まれ、そしてそれらを処理しなければいけないので、脳は思った以上に疲労しています。
そのような状況下での昼寝は非常に効果的なリラックス習慣といっても過言ではありません。
費用もかからず、簡単に実践することも可能ですので、ぜひ生活の一部に昼寝を加えてみましょう。

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